MANAJEMEN KEARSIPAN

MANAJEMEN KEARSIPAN

Dalam manajemen kearsipan atau Records Management terdapat empat tahap daur hidup arsip (life cycle) yaitu:

1. Tahap Penciptaan (Record Creation)
Yaitu suatu tahap dimana arsip mulai diciptakan sebagai akibat dari bermacam-
macam kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi atau perorangan dalam
melaksanakan fungsinya. Arsip yang tercipta tersebut mengandung data dan
informasi. Bentuk fisik dari arsip yang tercipta ini tergntung pada jenis media yag
digunakan seperti surat, pita film, rekaman suara, dan sebagainya.

2. Tahap Penggunaan dan Pemeliharaan (Used and Mainteance)

Pada tahap ini arsip secara aktif digunakan untuk berbagai keperluan informasi yang
ada, pada tahap ini digunakan sebagai bahan untuk mengambil keputusan, penetapan
kebijakan, perencanaan, pengendalian, pengawasan, dan lainnya.
Untuk dapat berfungsi dengan baik arsip pada tahap ini perlu ditata secara logis dan
sistematis. 

Pada tahap ini pemeliharaan arsip diperlukan sebagai langkah pengamanan
baik terhadap fisik arsip maupun terhadap informasi yang terkandung di dalamnya.
Penataan arsip apda tahap ini akan sangat berpengaruh terhadap proess
penyusutannya.

Pada tahap ini dengan tujuan agar arsip dapat digunakan setiap saat dibagi menjadi
beberapa kegiatan yaitu:
• Mail handling (Pengurusan Surat)
• Filling (Penataan Berkas)
• Retrievel (penemuan kembali)

3. Tahap Penyusutan / Istirahat

Pada tahap ini sudah jarang diperlukan sebagai berkas kerja karena urusannya telah
selesai. Untuk selanjutnya sudah harus dipikirkan proses penyusutannya agar terjadi
efisiensi.

Proses penyusutan arsip meliputi:
• Pemindahan arsip dari Unit pengolah ke Unit Kearsipan
• Pemusnahan arsip
• Penyerahan arsip ke Arsip nasional RI