Program kerja organisasi

Dalam bukunya Effective Public Relations, M. Cultip & Allen H Center menyebutkan, program kerja public relations melalui proses empat tahapan atau langkah-langkah pokok, yakni :

Research Listening (Penelitian dan Mendengarkan). Dalam tahap ini Public Relions Officer mempelajari opini, sikap,. Dan reaksi publik terkait terhadap kebijakan atau produk organisasi. Dalam tahap ini ditetapkan suatu fakta dan informasi yang berkaitan langsung dengan kepentingan organisasi, yakni What’s our problem?.

Planning Decission ( Perencanaan pengambilan keputusan). Memberikan sikap, opini, ide, dan reaksi yang berkaitan dengan kebijaksanaan. Dilakukan pula penetapan program, kerja organisasi yang sejalan dengan kepentingan atay keinginan-keinginan pihak berkepentingan, Here’s what what we can do?

Communication -Action ( Mengkomunikasikan dan Pelaksanaan). Menjelaskan dan sekaligus menfasirkan informasi mengenai langkah-langkah yang akan dilakukan, diharapkan bisa mempengaruhi pihak-pihak tertentu yang penting dan berpotensi mendukung program organisasi. Here’s what we didi and why?

Evaluation (Mengevaluasi).Mengadakan penilaian.evaluasi terhadap program dan hasil kerjas aktivitas public relations. How did we do?

Ke empat tahapan tersebut. Satu sama lain berkaitan sangat erat. Artinya guna mendapatkan hasil maksimal, semua tahapan harus senantiasa dilalui/dilaksanakan dengan baik. Setiap tahap dalam program kerja public relations itu, sama pentingnya bagi terlaksananya suatu program public relations yang efektiv.

Jika diuraikan lebih rinci, ke empat tahapon menurut M Cultiv & Center tersebut, adalah sebagai berikut :

1. Menganalisa prilaku umum dan hubungan organisasi terhadap lingkungan.

2. Menentukan dan memahami secara benar prilaku tiap-tiap kelompok terhadap organisasi.

3. Menganalisasi tingkat opini publik, baik yang intern (internal public) maupun yang ekstern (external public).

4. Mengantisipasi kecenderungan-kencenderungan , masalah-masalah potensial, kebutuhan-kebutuhan dan kesempatan-kesempatan.

5. Menentukan formulasi dan meurumuskan kebijakan-kebijakan.

6. Merencanakan alat atau cara yang sesuai untuk meningkatkan atau mengubah prilaku masayarakat sasaran. Termasuk membuat budget/anggaran biaya operasionalnya.

7. Menjalankan dan melaksanakan aktivitas-aktivitas sesuai dengan program yang telah direncanakan. (Lihat kembali bahasan Tugas dan Peranan Public Relations)

8. Menerima umpan balik untuk dievaluasi, kemudian mengadakan penyesuaian-penyesuaian yang diperlukan.

MENGEVALUASI PROGRAM KERJA

Sebagai tindak lanjut dari program kerja yang kita buat, setelah program kerjanya dilaksanakan maka diperlukan suatu evaluasi untuk menilai apakah program kerja yang kita rencanakan itu sesuai dengan apa yang dilaksanakan .Untuk mengevaluasi program kerja secara menyeluruh, ada suatu momen tertentu yang berhak melakukan evaluasi kegiatan, jadi mengenai kapan tepatnya diadakan evaluasi menyeluruh hal ini disesuaikan dengan konstitusi organisasi(AD/ART). Secara umum evaluasi kegiatan itu harus dilaksanakan pada 3 tahapan yakni :

1. Evaluasi pada tahap perencanaan

2. Evaluasi pada tahap pelaksanaan

3. Evaluasi pada tahap pasca pelaksanaan (dalam Rakornas, Rakorda atau Rakorcab)

Sebagai alat ukur, tersedia beberapa parameter parameter yang dapat dipakai sebagai standar untuk mengevaluasi keberhasilan program kerja ,antara lain :

1. Kesesuaian dengan perencanaan Hal ini berkaitan dengan apakah waktu, dana serta tahapan tahapan dari kegiatan sudah sesuai dengan yang direncanakan ketika program kerja dibuat
2. Partisipasi dari sasaran kegiatan. Bagian ini berhubungan dengan pihak yang menjadi peserta atau target sasaran dari kegiatan, bagaimana suatu kegiatan yang direncanakan bisa mengaktifkan peserta kegiatan baik secara kuantitas melalui kehadiran jumlah peserta sesuai targetan maupun secara kualitas melalui partisipasi aktif dari peserta selama kegiatan berlangsung.
3. Efektifitas pelaksana kegiatan. Hal ini berkaitan dengan para pelaksana dari kegiatan, umumnya berupa panitia kegiatan. Apakah pelaksanaan program kerja telah mampu menciptakan suatu manajemen yang positif di antara para pelaksana kegiatan ataukah suatu kegiatan itu hanya langsung jadi, dan hanya dilakukan oleh sebagian kecil dari pelaksana. Hal ini tentulah menjadi bahan pertimbangan dalam mengevaluasi pelaksanaan suatu program kerja
4. Hasil atau manfaat dari kegiatan. Hal ini berkaitan dengan dampak yang dihasilkan saat pasca kegiatan, apakah kegiatan tersebut mampu menghasilkan suatu hal yang positif sesuai dengan apa yang diharapkan
5. Tujuan diadakannya evaluasi terhadap pelaksanaan program kerja adalah pada nantinya kesalahan serta kekurangan yang pernah dilakukan sebelumnya tidak lagi dilakukan.

Siapa dan kapan HARUS membuat Program Kerja

Pembuatan Program kerja adalah suatu proses yang sangat penting dalam kegiatan berorganisasi, tanpa program kerja, sebuah organisasi bagaikan (sekali lagi mengutip tulisan di bagian depan) orang buta yang mencari kucing hitang di kegelapan malam tanpa cahaya. Karena pentingnya program kerja ini, maka perlu diajukan sebuah pertanyaan yang sangat penting, yaitu, Siapakah yang harus membuat program kerja dan kapan program kerja itu dibuat ?

Program kerja dibuat pada saat Rapat Kerja (Raker) oleh suatu kepengurusan yang baru terbentuk dalam permusyawaratan anggota (HMJ, Senat dll.), sekali lagi, program kerja tidak dibuat saat musyawarah anggota, tapi dibuat pada saat Raker. Yang dibuat pada saat permusyawaratan hanya GBPK.

Yang harus diperhatikan adalah Raker suatu kepengurusan baru harus dilaksanakan maksimal dalam rentang waktu 1 bulan sesudah Permusyawaratan Anggota dan seluruh hasil Raker harus diinformasikan kepada seluruh anggota dan organisasi yang ada di bawahnya.